(原)ERP系统中的合同管理

上一篇 / 下一篇 2008-04-11 09:40:47 / 个人分类：管理空间

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今天在ITPUB上，与PUBER们讨论一个问题:企业是需要合同管理的，但是合同管理如何在ERP系统中体现呢？

要想回答这个问题，我们必须要先看看合同管理的主要需求是什么；要想知道合同管理的主要需求，那么我们必须要了解合同构成的要件有哪些。

一般来说，不管是什么样的合同，都需要包含以下要件：

一、当事人的名称或者姓名和住所；
二、标的；
三、数量；
四、质量；
五、价款或者报酬；
六、履行期限、地点和方式；
七、违约责任；
八、解决争议的方法。

那么合同管理的需求就是针对以上要件的管理，要求在ERP系统中能够体现对以上要件的约束。以以上要件为基础，结合构成产品的直接材料的采购，我来描述一下在ERP系统中该如何实现合同管理：

一、当事人的名称或者姓名和住所：合同的甲方就是企业，乙方是企业的供方，那么相应的资料都应该在基供方档案中维护
二、标的：所购买的直接原材料在企业中都有物料编码，而且按照ISO9000和TS16949的要求，供方供应产品是需要批准的，也就是说：应该是指定的供方才能供应指定的产品。严格的讲，供方批准应该在合同之前的。在系统中应该有一个供方与产品对应的表格，这个表格中明细的添加是要有权限控制的，并且成为签订合同的基础。
三、数量：一般来说，数量的约定基本上有两种形式，一是预计总体需求数量，按照采购订单实际下达时要求的时间数量分批交货，也有叫开口合同的；二是合同数量、时间与采购订单完全一致，也有叫闭口合同的。两种方式都是以采购订单为依据时间对数量的管理。
四、质量：参考通用标准，或者甲乙双方签订的技术标准和质量协议，在ERP系统中应该把其标准号码维护进去。
五、价款或者报酬：ERP系统中的应付账款模块，应该支持自定义支付方式，一旦符合条件，则产生支付凭证，可以从很大程度上可以削弱认为因素，减少采购腐败的机会。
六、履行期限、地点和方式：履行期限应该在供方与产品对应的明细表中维护，地点一般是在甲方指定的地点，方式是一些附加条件，能明确规定的不多，比如包装方式，部分ERP软件是可以支持的。
七、违约责任：ERP系统基本上不支持。
八、解决争议的方法：  一般是先调解，不成再到甲方所在地法院， ERP系统基本上不支持。

从上面的描述可以看出，一个合同所包含的要件，除了一些ERP系统不支持的，都分散在其他模块。也就是说，对合同的管理，是通过在其他模块的规范操作来体现的；换句话说，如果想对合同进行管理，也不是不可以，但是合同管理与其他模块之间应该有一个要件自动转换为其他模块约束条件的功能，否则在管理上就重复了，没有任何意义。

销售合同管理与采购销售管理是类似的。不同的是固定资产等非标类产品合同管理，因为使用的不是物料编码，所以在标的的规范上比较麻烦。不过固定资产可以采用固定资产管理模块来协助解决这个问题，但是合同管理的很多需求未必能在现有的ERP系统中实现。

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digman2008 发布于2008-04-16 09:21:31: 原来老木已经在这里详细阐述了，学习一下
最好是找来一个例子，一起分析一下合同管理的需求，绘制一幅图出来最好了，呵呵

urinator 发布于2008-04-18 15:24:33: 刚才又看一下用友的合同管理，对于设备和非标采购还是比较合适的。就是不知道能不能自动转换到固定资产等模块。要不然同样的信息输入两次，未免有点那个脱裤子的嫌疑了

红笛发布于2008-04-18 18:01:16: 在sage X3 里面，合同是订单的一种，确定了产品，金额，日期范围，但是没有明确的装运日期和数量，这些是在装运请求中输入。

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Sage X3 论坛： http://www.sagesoft.cn/bbs/ShowForum.asp?ForumID=1

[ 本帖最后由红笛于 2008-4-18 18:02 编辑 ]

urinator 发布于2008-04-19 07:35:40: QUOTE:
原帖由红笛于 2008-4-18 18:01 发表
在sage X3 里面，合同是订单的一种，确定了产品，金额，日期范围，但是没有明确的装运日期和数量，这些是在装运请求中输入。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

Sage X3 论坛： http://www.sagesoft.cn/bbs/ShowForum.asp?ForumID=1
知道了，谢谢。这个逻辑比较有趣，操作起来也比较方便

dotbyte发布于2008-04-19 14:57:06: 大钢厂的合同不知道他们是怎么做的.跟经销商签订大合同,每月分解为小合同.小合同相当于订单了,大合同不知道他们是怎么做的.标的物只是成品的合集,比如板材,就订个钢种厚道集(6-12),价格控制并不很严,数据控制也不是很严.
个人感觉,合同还是不做为好.

urinator 发布于2008-04-19 15:09:57: QUOTE:
原帖由 dotbyte 于 2008-4-19 14:57 发表
大钢厂的合同不知道他们是怎么做的.跟经销商签订大合同,每月分解为小合同.小合同相当于订单了,大合同不知道他们是怎么做的.标的物只是成品的合集,比如板材,就订个钢种厚道集(6-12),价格控制并不很严,数据控制也不是很严.
个人感觉,合同还是不做为好.
钢厂与经销商和直供用户签订的合同，是标准的开口合同，价格虽然是联动的，但是总量还是有要求的。主要是关系到经销商和直供用户的价格，所以还是要签的

xyqfeng 发布于2008-04-21 21:22:03: 我个人认为单独从企业合同管理的概念来讲除了我们所说的产品,数量,金额更重要的是一种其它条款在法律上的约束,而ERP本身面向的是企业内部的作业流转,从其本身的管控意义和ERP的管控理念并不是一回事,因此,我不建议把合同管理做为ERP的一个管控部分,但如果只是ERP所需数据的管理,哪么是一个与我们所说的"合同"不同的概念.

urinator 发布于2008-04-22 08:04:32: QUOTE:
原帖由 xyqfeng 于 2008-4-21 21:22 发表
我个人认为单独从企业合同管理的概念来讲除了我们所说的产品,数量,金额更重要的是一种其它条款在法律上的约束,而ERP本身面向的是企业内部的作业流转,从其本身的管控意义和ERP的管控理念并不是一回事,因此,我不建议把合同管理做为ERP的一个管控部分,但如果只是ERP所需数据的管理,哪么是一个与我们所说的"合同"不同的概念.
说的意思差不多了。我的想法也是这样：我举例的是直接材料的采购，也就是经常发生的业务，最好是不用合同管理的模块，或者说现在的软件的合同管理模块不支持所谓的管理。一般来说，具体的操作都是通过订单来实现的，而其他的要件都是分散在各个模块的。

不过要是支持合同要件自动转换，还是可以考虑的

gaowd 发布于2008-04-22 08:18:48: 合同大致可分采购类、销售类、应收类、应付类、其它类等几种类型

采购类合同可直接形成采购订单

销售类合同可直接形成销售订单

应收类合同可直接形成合同应收单

应付类合同可直接形成合同应付单

urinator 发布于2008-04-22 08:25:18: QUOTE:
原帖由 gaowd 于 2008-4-22 08:18 发表
合同大致可分采购类、销售类、应收类、应付类、其它类等几种类型

采购类合同可直接形成采购订单

销售类合同可直接形成销售订单

哪个ERP系统支持采购合同自动转换成采购订单的？补充一下，我说的是开口合同，不是闭口的

gaowd 发布于2008-04-22 08:29:24: QUOTE:
原帖由 urinator 于 2008-4-22 08:25 发表

哪个ERP系统支持采购合同自动转换成采购订单的？补充一下，我说的是开口合同，不是闭口的
用友、浪潮的都支持，何为开口？何为闭口？

urinator 发布于2008-04-22 08:34:06: QUOTE:
原帖由 gaowd 于 2008-4-22 08:29 发表

用友、浪潮的都支持，何为开口？何为闭口？
开口就是其他约定已经确认，数量给个预计总量，根据发货通知（订单）具体交付的。

这样的合同如果要是支持的话，那么除了进行需求计算以外，在审核订单的时候，还要把关联合同做为约束条件是这样么？

gaowd 发布于2008-04-22 08:41:31: QUOTE:
原帖由 urinator 于 2008-4-22 08:34 发表

这样的合同如果要是支持的话，那么除了进行需求计算以外，在审核订单的时候，还要把关联合同做为约束条件是这样么？
是的，这是浪潮的合同界面

合同.JPG

xyqfeng 发布于2008-04-22 11:08:00: QUOTE:
原帖由 urinator 于 2008-4-22 08:34 发表

开口就是其他约定已经确认，数量给个预计总量，根据发货通知（订单）具体交付的。

这样的合同如果要是支持的话，那么除了进行需求计算以外，在审核订单的时候，还要把关联合同做为约束条件是这样么？
开口合同中因为没有就具体的交货日期作约定，因此对于数量也没有约定，因此需求计算（计划）应该考虑吗？还是在其它如技术要考虑？关联订单是必须的！

[ 本帖最后由 xyqfeng 于 2008-4-22 11:13 编辑 ]

urinator 发布于2008-04-22 11:25:07: QUOTE:
原帖由 gaowd 于 2008-4-22 08:41 发表

是的，这是浪潮的合同界面
浪潮有采购订单界面么？或者说采购订单与这个合同的联系和区别是什么？MRP运算之后可以自动按照合同约束的条件生成么？

xyqfeng 发布于2008-04-22 11:41:00: QUOTE:
原帖由 urinator 于 2008-4-22 11:25 发表

浪潮有采购订单界面么？或者说采购订单与这个合同的联系和区别是什么？MRP运算之后可以自动按照合同约束的条件生成么？
合同的什么约束条件？？

urinator 发布于2008-04-22 11:45:11: QUOTE:
原帖由 xyqfeng 于 2008-4-22 11:41 发表

合同的什么约束条件？？
MRP计算的只有数量和时间，如果有合同的，那么就相当于指定了供方供应指定的产品以及价格的约定，那么，一个完整的采购订单所需要的要素都出来了。

我现在关心的是：采购订单所需要的要素和合同的要件之间是否可以自动转换。不用重复输入。

urinator 发布于2008-04-22 11:49:15: QUOTE:
原帖由 xyqfeng 于 2008-4-22 11:08 发表

开口合同中因为没有就具体的交货日期作约定，因此对于数量也没有约定，因此需求计算（计划）应该考虑吗？还是在其它如技术要考虑？关联订单是必须的！
开口合同也是有数量约定的，比如一年需要钢板6000吨（貌似每个月不少200吨才可以是直供用户），也有大致的价格。但是具体的品种价格和数量还是需要另外约定的。
汽车的零部件采购也是这样的，一年采购60000套，与6000套，价格肯定是不一样的，呵呵。

合同输入完毕后，其要件应该自动转到各个模块，作为约束条件，是具体订单执行的依据。

gaowd 发布于2008-04-22 14:09:00: QUOTE:
原帖由 urinator 于 2008-4-22 11:25 发表

浪潮有采购订单界面么？或者说采购订单与这个合同的联系和区别是什么？MRP运算之后可以自动按照合同约束的条件生成么？
有订单界面，MRP运算不受限于合同约事

订单.JPG

xyqfeng 发布于2008-04-22 17:32:39: QUOTE:
原帖由 urinator 于 2008-4-22 11:45 发表

MRP计算的只有数量和时间，如果有合同的，那么就相当于指定了供方供应指定的产品以及价格的约定，那么，一个完整的采购订单所需要的要素都出来了。

我现在关心的是：采购订单所需要的要素和合同的要件之间是否可以自动转换。不用重复输入。
但合同中没有具体的每笔的数量和时间，如何去判断执行哪一笔，价格不是合同执行的完全充分必要的条件。做为计划一定是以数量和时间为第一要素。因为即然计划产生了，哪么设计一定是通过的了，设计是要考虑成本的。
您说到的供应方的分配是可以通过物料对应的计划数据进行设置，如设置供应商的优先级，但优先级的判断是要人工判断。不清楚有没有系统可以支持自动的。
价格哪块我我不清楚可不可以做为MRP运算选择供应商有依据，原则上也应如此。
也就是说MRP计划展开考虑的是物料的计划数据因素，而不应是去考虑合同中的相关要素。
另老木，我记着用友的合同中有采购合同一说，且是可以把相关要素转成采购订单的呀。

[ 本帖最后由 xyqfeng 于 2008-4-22 17:49 编辑 ]