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MS Excel 高级课程--第一章

上一篇 / 下一篇 2007-09-21 00:00:00 / 个人分类：OA

一. 模板与数据库集成
1. 使用模板
1.1 创建模板
要将文件保存为模板，你需要单击‘文件’菜单中的‘另存为’命令。然后将文件类型
指定为‘模板’。
1.2 修改模板
使用‘文件’菜单中的‘打开’命令，然后打开本地磁盘中的‘Templates’文件夹，
然后选择所需的模板，打开进行相应的修改。
1.3 创建基于模板的工作簿
单击‘视图’菜单中的‘任务窗格’命令，然后单击任务窗格中的‘通用模板’命令，
在模板对话框中，你可以选择所需模板。
1.4 打开电子方案表格模板
Excel提供了许多内置的电子方案表格模板。
单击‘文件’菜单上的‘新建’命令，然后单击‘新建工作簿’任务窗格中的‘通用模板’
命令。在‘模板’对话框中，你需要选中‘电子方案表格’选项卡，以便查看。
2. 管理数据清单
2.1 使用数据表单在清单中输入数据
数据清单由称为字段的列和称为记录的行组成，它类似于数据库表，你可以使用数据表
单向清单中添加数据。
清单是存储于工作表中的数据表格，使用它你可以跟踪大量的信息，Excel提供各种各样
的清单管理功能，使用这些功能你可以更轻松地管理数据清单。
要使用数据表单，你首先需要有一个数据清单，数据表单是一个对话框，其中的每个框
都与清单中的一个字段相对应，它提供了一种快速而准确的添加、删除和编辑数据的
方法。
在打开数据表单时，其中会显示清单中的第一条记录，要添加记录，你可以使用滚动条
滚动到清单的底部，或者单击‘新建’按钮，记录始终添加到清单的底部，表单中也会显示
计算字段，但是你不能对其进行修改。
要向清单中添加数据，你首先需要单击当前工作簿中的任意单元格，然后单击‘数据’菜单中
的‘记录单’命令，打开‘数据表单’对话框，其中会显示第一条记录；要输入数据，你需要
单击‘新建’按钮，在第一个字段中输入数据，然后继续。
2.2 清单：按多列对行进行排序
你可以按一列或多列对数据清单进行排序，‘排序’对话框用于按升序或降序对所选数据
进行排序，在这里，你最多可以按三列进行排序。
使用‘选项’按钮，你可以按时间对数据清单进行排序，如果对数据执行普通排序，则数据将按
字母顺序排序。
由于你无法一次按多于三列数据进行排序，所以如果需要按多于三列数据进行排序，必须执行两个
或多个排序。
要按四列对数据进行排序，你首先需要单击这四列中最不重要的列中的任意单元格，然后
单击‘数据’菜单中的‘排序’命令，再单击‘排序’对话框中的‘确定’按钮，下一步，
你需要再次打开此对话框，并依次选择其他三列，请确保首先选定的是最重要的列。
2.3 清单：按多行对列进行排序
记录位于列中，行包含相关数据的情况。
要按行对列进行排序，首先选择相应的单元格区域，然后单击‘数据’菜单中的‘排序’命令；
在‘排序’对话框中，你需要单击‘选项’按钮，并单击‘按行排序’单选按钮，然后单击
‘确定’按钮。在‘主要关键字’和‘次要关键字’框中，你可以选择相应的行，并选择按
升序或降序进行排序。
2.4 清单：创建自定义排序次序
你可以创建自定义排序次序。要创建自定义排序次序，你首先需要在一个单元格区域中键入
需要进行排序的值，每个值都应该位于单独的单元格中；然后你需要选中该区域，并单击
‘工具’菜单中的‘选项’命令，再选中‘自定义序列’选项卡，下一步，你需要单击
‘导入’按钮，并单击‘确定’按钮。
2.5 将自定义筛选应用于清单
单击数据清单中的任意单元格，然后单击‘数据’菜单，并将鼠标指针指向‘筛选’命令，
单击‘自动筛选’命令，下一步，你需要单击用于筛选的列标题旁边的箭头，再单击‘自定义’
选项，定义筛选条件，标题单元格中的蓝色箭头表示你已经根据该列中的条件对清单应用了筛选，
要删除筛选，你可以单击该箭头，然后单击‘全部’选项。
2.6 清单：分类汇总
要汇总清单中的数据，你首先需要按某个列对数据进行排序，然后，单击‘数据’菜单中的
‘分类汇总’命令，并选择已进行排序的列，下一步，你可以选择一种汇总方式和要对其执行
运算的相关列。数据在‘大纲’视图中显示。
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